Gestão documental e a era digital
Como ter sempre em ordem toda a documentação da sua empresa?
A burocracia faz parte do dia a dia das empresas, são diversos tipos de documentos que precisam ser feitos e armazenados para todo tipo de trâmite, as relações trabalhistas com os colaboradores, contratos com clientes e prestadores de serviços e também a prestação de contas aos órgãos do governo.
A importância da documentação está na segurança para todos os envolvidos, garantindo os direitos mútuo e mantendo a clareza de suas responsabilidades. Manter arquivos armazenados e organizados com esses documentos é importante também, mas existe uma certa dificuldade nesse processo, já que a documentação de forma tradicional é em papel, demandando espaço físico para arquivar.
Mas o papel, mesmo tendo uma longa vida útil, sofre alterações com o tempo, agravadas dependendo das condições e cuidados, podendo ficar amassados ou perdendo a tinta da impressão, comprometendo os dados. A organização também fica mais difícil com a crescente de material, ao ponto de levar muito tempo para encontrar determinado arquivo.
Uma solução eficiente e moderna é a digitalização dos documentos, isso já não é tão novo, e soluciona a questão do papel e espaço físico, sendo mais fácil de organizar e mais rápido para encontrar e consultar os dados.
Porem a gestão documental pode ir um pouco mais além, com uma solução que atua também na troca das informações, dessa forma você não precisa desprender uma equipe para cuidar disso, qualquer responsável pode fazer essa gestão.
Ficou interessado? Calma que eu te conto como funciona!
A Unidoc é uma solução de gestão documental completa, com um onboarding digital simples de usar, seguro e que oferece uma ótima experiência ao usuário. Sua função é aproximar clientes, colaboradores e empresas, facilitando a troca dos documentos por meio de formulários personalizados que se encaixam nas mais diversas funções na empresa.
Nela você consulta e atualiza contratos e cadastros, valida e certifica a documentação, armazena esses dados em nuvem, além de fazer assinatura digital de contratos.
Quais as vantagens?
Além de ter um controle maior de toda a documentação da sua empresa, você também tem uma redução de custos com armazenamento e gestão, além de uma organização que facilita consultas aos dados e a localização com mais rapidez dos documentos. Outra vantagem é a padronização do preenchimento dos dados, assim você sempre tem todas as informações necessárias.
Com a plataforma Unidoc, seus processos ficam mais simples e organizados, facilitando para diversos departamentos, exemplo do RH, que pode focar na qualidade das contratações e não na burocracia documental, assim a admissão passa a ser feita na plataforma, onde o novo colaborador recebe o formulário e ele mesmo preenche os dados, esse formulário pode ser personalizado a necessidade da empresa, até mesmo seguindo os padrões do e-social para já facilitar o cadastro do novo colaborador, além de gerenciar a comunicação com os colaborares e parceiros.